KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN DARI MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI (MPSI)

 

KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN DARI MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI (MPSI)

Apakah Anda tahu tentang Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI)? Manajemen proyek sistem informasi merupakan susunan langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah proyek yang bertujuan untuk penyelesaian sebuah proyek.

Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI)

Manajemen proyek sistem informasi (MPSI) merupakan kerangka kerja utama sebagai alat ukur tingkat keberhasilan dari sebuah proyek. MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan dalam memantau dan mengendalikan proyek. Sebuah sistem informasi manajemen proyek dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu dari kemajuan sebuah proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya.

 

Dalam MPSI terdapat berbagai informasi yang lebih akurat dan relevan untuk tim manajemen dengan estimasi kerangka waktu yang juga sangat diperlukan. Informasi seperti ini akan sangat membantu dalam mempercepat proses pengambilan keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek sudah berjalan sesuai dengan perencanaan.

Manajer proyek akan menggunakan teknik dan alat untuk mengumpulkan, menggabungkan dan mendistribusikan informasi melalui sarana elektronik dan juga manual. Manajemen proyek sistem informasi akan digunakan oleh tim manajemen atas dan bawah untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

 

Penerapan Utama Manajemen Proyek Sistem Informasi

 

1. Basis Data Resiko Proyek.

Setiap resiko perlu adanya data tentang perkiraan probabilitas, preventif/tindakan korektif data aktual kejadian dan efektivitas tindakan. Data tentang resiko yang berbeda-beda pada proyek yang sudah selesai secara tersistematis akan segera dikumpulkan dan disimpan ke dalam database. Sehingga pada saat terdapat proyek-proyek baru, maka tim manajemen akan bisa mendapatkan keuntungan dengan data yang sudah dikumpulkan. Penerapan seperti ini akan bekerja dengan sangat baik terhadap proyek-proyek yang telah menemukan adanya kemungkinan resiko yang sama.

 

 

2. Basis Data Paket Pekerjaan Proyek.

Dalam pekerjaan biasanya berisi tentang deskripsi dan spesifikasi, hasil estimasi usaha, sesuai perubahan klaim usaha yang sebenarnya. Sama halnya dengan database resiko, database paket pekerjaan juga menyimpan data aktual proyek yang sudah selesai dikerjakan.

3. Basis Data Perubahan dan Klaim Proyek.

Penerapan ketiga dari MPSI adalah database yang berisi tentang segala perubahan permintaan dan perintah perubahan serta klaim yang tidak secara langsung sesuai dengan pekerjaan masing-masing, namun terdapat hubungannya dengan hasil proyek.

Klaim dapat berupa kegiatan, masalah, atau penyimpangan, catatan, hasil analisis, solusi yang telah diusulkan, solusi yang sebenarnya, dan tempat (khusus dalam kasus klaim).

 

Manfaat Manajemen Proyek Sistem Informasi

MPSI memungkinkan bagi tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan untuk melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa hal ini bisa sampai terjadi. Tim manajemen proyek juga harus bisa melacak status dari setiap bagian dari proyek dan untuk menilai pekerjaan mana saja yang sudah selesai dan mana saja pekerjaan yang masih harus dikerjakan. Pada saat informasi ini sudah tersedia, maka tim proyek akan dapat mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melihat bahwa setiap bagian dari proyek memang akan memberikan kontribusi bagi keberhasilan proyek.

Selain itu juga MPSI sangat membantu para pemimpin proyek dalam menilai dampak pada proyek dari risiko masa depan yang akan disebabkan oleh waktu dan biaya yang berlebihan, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas proyek sama sekali tidak buruk. Hal ini akan sangat membantu bagi tim untuk memahami bagian-bagian dari proyek mana saja yang membutuhkan revisi pedoman dan bagaimana cara mereka untuk melaksanakannya.

 

Faktor-Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Karena yang dikelola bukanlah hal yang bersifat statis dan berupa sistem, maka terdapat beberapa faktor yang dapat menentukan manajemen proyek sistem informasi ini berhasil atau tidaknya. Diantaranya adalah:

 

• Dukungan dari Manajemen Tingkat Atas.

Karena bekerja dengan system bertingkat, yaitu koordinasi dari atas dan bawah, maka sangat penting tentang apa yang bisa dilakukan dan harus didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan dari manajemen proyek. Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan harus teratur dan sistematis. Artinya adalah terdapat timbal balik maupun tanggapan dari pihak manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan oleh manajemen bawah. Misalnya, mengadakan pertemuan tim untuk membahas tentang manajemen proyek sistem informasi yang sedang dikerjakan.

 

• Quality Control.

Tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan kriteria kualitas yang lebih ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan apa saja yang tidak cocok. Dalam kasus sistem pencarian teks lengkap, menghitung jumlah download oleh pengguna yang berbeda per entri bisa saja menjadi sebuah indikator yang terbaik dari relevansi.

Kriteria numerik lainnya untuk fungsi pencarian bisa menjadi volume dari setiap entri (dalam hal proyek yang sesuai, paket pekerjaan, nilai risiko, klaim, dan lain-lain).

 

• Pembaharuan Rutin dan Sering.

Informasi yang sudah tersimpan harus selalu ter up to date dan jelas yang akan semakin meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.

 

• Cukup Mudah Untuk Digunakan.

Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal men-download dan mengirimkan informasi. Selain itu akses kepada sistem juga harus semudah mungkin. Sehingga segala informasi yang telah ada dapat dimanfaatkan dengan sangat baik.

 

• Penghargaan untuk Setiap Kontribusi.

Imbalan atau insentif bagi setiap kontribusi untuk manajemen proyek sistem informasi adalah sebagai salah satu cara lain dalam meningkatkan nilai lebih dari kualitas sebuah proyek.